档案是机密文件，只有将档案存放在有档案管理权限的正规单位或县级以上（包括县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，这样才能充分发挥其作用。因此，个人私自保管自己或他人的档案不严谨。
档案拥有原始性、真实性、保密性和服务性的特征，如果个人保管档案，易发生涂改、伪造、丢失、损坏等问题。
档案在个人手中会变成“死档”，会对很多事情的办理产生影响。例如：考研、考公务员、考编、国企入职、入党入团、职称评定、某些资格证考试、某些大城市落户等。
那么，如果档案已经放在个人手里多年，应该如何处理呢？
如果档案处于密封良好的状态，可以先咨询人才服务中心，了解其档案托管的要求。如果人才服务中心愿意接收个人手中的档案，您可以携带相关证件和档案前往人才中心，办理个人档案托管。如果人才服务中心不接收个人手中的档案，可以通过以下几种方式将其转递到人才服务中心，并激活储存档案：
如果是学籍档案，可以请求原毕业院校的老师帮忙，通过机要通信或“邮政EMS标准快递”方式转递，而不是自行选择快递公司邮寄。毕业生档案转递时有特别的要求，应该使用标有“高校学生档案专用”标志的统一封套，在封套表面填写寄出单位和寄往单位信息，寄出单位必须是本人的毕业院校。
封口必须再次密封，并在封口处加盖寄出单位的骑缝章。
如果是工作后的人事档案，可以请求原单位协助转递，在人才服务中心开具调档函，然后把调档函交给单位。 单位应根据调档函的要求（例如，将档案夹带上“人事档案目录”，严密包封并填写“流动人员人事档案转递通知单”），通过机要通信方式进行档案转递。
如果毕业院校或原单位均不能帮助处理，也可寻找档案服务机构帮忙，将档案存放到人才服务中心。比如帮帮团是一家专业的档案服务机构，在这行业有八年服务经验了，能够快速帮你解决档案查询、档案补办、档案激活、档案托管、档案调档、毕业证学位证补办等问题!有需要可以找他们。